Personlig økonomi

Å lykkes med den fryktede samtalen

Medarbeidersamtalen er begge parters ansvar, mener Mona Evjen.

Jobb - Foto - Scanpix

Jobb - Foto - Scanpix

Artikkel av: Stein Ove Haugen
3. september 2013 - 10:30

Spør du ansatte om hvordan det står til med medarbeidersamtalen, er du garantert en engasjert samtale. Både medarbeidere og ledere er skeptiske til den - og kanskje med god grunn?

Noen påstår at den er helt unødvendig fordi de snakker sammen hver dag. Andre sukker oppgitt - det er bare et årlig pliktløp. Mange mener den er unyttig fordi det ikke skjer noe etterpå. Bare et fåtall skryter av og forsvarer medarbeidersamtalen. Ikke alle har hatt medarbeidersamtaler selv, men stiller seg likevel tvilende til vitsen. Medarbeidersamtalen har et dårlig rykte.

Trenger vi medarbeidersamtalen da? Mitt svar, er ja. Vi har alle behov for å bli sett og hørt. Medarbeidersamtalen er en gylden anledning til å bli kjent med hverandre og få tid til å snakke sammen. Den er et glimrende verktøy i jakten på arbeidsglede og utvikling dersom den gjennomføres på en god måte. Det er klare sammenhenger mellom gjennomføring av medarbeidersamtaler og positive virkninger på opplevelse av motivasjon og medvirkning, godt arbeidsmiljø og mindre sykefravær. Og ikke nok med det - sammenhengen øker med kvaliteten på medarbeidersamtalen.

Hvorfor lykkes så noen og andre ikke?

I dag tilbys elektroniske verktøy slik at gjennomføring og oppfølging av medarbeidersamtalen skal være mest mulig lik for alle. Det legges vekt på å måle og sammenlikne resultater og sende rapporter til hovedkontoret, som ofte befinner seg i utlandet. Noen synes det er vel og bra med skjema, så slipper en å tenke på hva man skal snakke om. Andre synes det er flaut å snakke alvor med naboen og da er skjema til god hjelp. Ledere evalueres på om de har gjennomført samtaler, kvaliteten på samtalen etterspørres ikke.

Jeg er skeptisk til denne utviklingen. Hvor blir det av samtalen? Detaljerte spørsmål og skjema som er fylt ut på forhånd, er etter min mening fremmedgjørende. Det blir snarere et intervju og en rapportering enn en samtale. Samtale betyr å snakke sammen. Vi snakker sammen når vi stiller åpne spørsmål - hva, hvordan, hvem, hvorfor ikke? Lytter til det som blir sagt og følger svarene opp med nye spørsmål. Ansikt til ansikt hører og ser vi den ikke-verbale kommunikasjon som utgjør hele 85 % av kommunikasjonen. Denne umiddelbare informasjonen, som kan fortelle mye om engasjement - eller mangel på sådant, går vi glipp av når skriftlige svar og rapporter står i fokus.

Vi er forskjellige og har ulike behov. Derfor er jeg kritisk til bruken av elektroniske verktøy som gir lite rom for individuell tilpasninger. Skal vi lykkes med medarbeidersamtalen må vi ta hensyn til hver og en. Selvgående medarbeidere har behov for frihet og egenkontroll, da bør samtalen støtte opp om frihet under ansvar. Andre har i større grad behov for støtte og oppfølging og beskjed om hva de skal gjøre.

Du vil lykkes ved å være oppriktig nysgjerrig og interessert. Skal du som leder beholde medarbeiderne dine må du bruke tid til å bli kjent med den enkelte. Snakk sammen, i ro og fred, og ikke bare i forbifarten. Vær utradisjonell, vurder å gå en tur i stedet for å bruke møterommet.

Medarbeidersamtalen er begge parters ansvar. Tenk på hva du vil oppnå. Som medarbeider kan du bruke samtalen til å gi uttrykk for egen arbeidsglede, eller hvorfor du mangler den. Hvilke behov og ønsker har du for utvikling? Som leder kan du bruke samtalen til å avklare gjensidige forventninger og være tydelig på hva du krever. Sammen kan dere lage engasjerende mål. Følg opp med anerkjennelse av gode og reaksjoner på dårlige prestasjoner i det daglige. Ifølge årets European Employee Index (EEI) som HR Norge og Ennova har publisert, savner medarbeiderne dette!

Til de av dere som opplever at medarbeidersamtalen handler om å fylle ut et skjema og rapportere på mål. Ja vel, gjør det som må gjøres - og snakk sammen! Det er vel ikke lagt ned forbud om å snakke om noe mer eller annet enn det som står på skjema?

Mona Evjen - Kursleder og coach, forfatter av boka Ny som leder

Se Mona Evjens nettside HER

FØLG HEGNARKVINNER PÅ FACEBOOK