Personlig økonomi

Ekspert: Struktur på jobb styrker karrieren

Ekspert David Stiernholm mener struktur bidrar til fremgang.

Artikkel av: Karen Thue
7. mai 2014 - 13:55

For sent til møtet, rotete skrivebord og glemte avtaler - er dette din hverdag?

La oss i så fall introdusere deg for David Stiernholm i Stiernholm Consulting. Han er en svensk ekspert på det å holde struktur, og har skrevet boken "Bli superstrukturert på 31 dager". Han har med andre ord tipsene som kan hjelpe deg med å få orden i sysakene!

Men først. Hvilke utfordringer er det egentlig vi sliter med på jobben?

Tre utfordringer

- Den vanligste utfordringen jeg ser, er hvordan vi kan holde styr på alt det som skal gjøres, at vi gjør rett sak til rett tid. Vi vil velge arbeidsoppgaver uten å måtte bekymre oss for at det er noe vi har glemt fordi vi bare har notert det ned i en mail, eller på en lapp et sted, sier David.

Noen trenger hjelp til å skape et system som gjør det lett å finne frem til det de trenger.

- Det kan være mail, digitale dokumenter, eller papirer. Vi vil ikke gjøre noe om igjen bare fordi vi ikke finner det. Og vi vil slippe å be noen andre, for eksempel kunden, å sende oss noe vi har, men ikke finner i øyeblikket.

Mange ønsker også evnen til å jobbe mer uforstyrret, forklarer Stiernholm.

- Mange blir distrahert av mail, telefon, Lync, av andre kolleger som kommer å spør om noe, eller private telefoner og samtaler i sosiale medier.

Mail er aller verst

Den største utfordringen er imidlertid mail.

- Det er mange som sliter med mail, sier eksperten. Han peker på flere aspekter som gjør mail vanskelig for oss.

- Vi er usikre på hvordan vi skal spare på dem så vi finner dem igjen. Mange skaper avanserte mappestrukturer med flere nivåer, men bruker mest søkefunksjonen for å finne mail likevel.

En del forveksler mailboksen med to-do listen sin.

- De forsøker å holde styr på det de har å gjøre gjennom å flagge mail med røde flagg og gule stjerner. Eller gjennom å markere mail som ulest, selv om de har lest den. Konsekvensen blir lett at vi leser samme mail flere ganger, ettersom det er utydelig hva vi skal gjøre når vi ser listen av flaggende mail. Vi vet bare at noe må gjøres.

Store fordeler med struktur

Hvorfor er det egentlig så viktig å ha struktur på jobben, David?

- Det er viktig fordi det er så utrolig deilig! I stedet for å organisere en masse saker i hodet, har vi smidige strukturverktøy som håndterer det i stedet. Vi blir roligere, og kjenner oss tryggere.

Økt effektivitet er ikke nødvendigvis det resultatet folk bryr seg om, etter at de har blitt mer strukturerte, forteller eksperten.

- De som har lest boken min mailer meg og forteller at den nye strukturen først og fremst gjør en forskjell for dem personlig, de har det bedre, og de har mer oversikt.

Stiernholm tror god struktur kan bidra til fremgang i næringslivet.

- Uansett hvilket yrke du har, så har du med mennesker å gjøre. En del av det å lykkes med salg, med å utøve godt lederskap og å tilby strålende service, er å skape tillit. Da hjelper det oss å arbeide strukturert. Vi vil kjøpe og bli ledet av dem som holder deadline, som gjør det vi har blitt enige om, og som svarer på mail.

Dropp skamfølelse

Det skal heldigvis ikke store endringer til for å få en enorm forbedring av egen struktur, fastholder Stiernholm.

- Slipp skammen. Vi har alle gjort feil på grunn av dårlig struktur. La oss i stedet finne en måte å gjøre noe lite litt lettere. 

Her er Davids ti beste strukturtips:

1. Skriv opp det du skal gjøre på ett sted. Det vil si i én app, én bok eller ett kalenderprogram. Da får du raskt overblikk over alt du skal gjøre, og kjenner at du har ryggen fri.

2. I stedet for å ha en haug av papirer som skal leses, og som tynger deg med dårlig samvittighet, så legg inn lesingen som en arbeidsoppgave. Også når du leser noe, gjør du noe.

3. Bestem deg for et sted der du noterer alt du venter på fra andre. Færre saker render da ut i sanden og du kan påminne andre om ting de kan ha glemt.

4. Lagre papirer og digital informasjon på færre steder enn i dag. Da sparer du plass og finner lettere det du trenger.

5. Skaff deg ett sted der du kan sette deg når du virkelig trenger å være uforstyrret. Det kan være i jobbens lokaler eller et sted utenfor. Pass på at du ikke blir funnet av kollegaer og andre om du ikke selv vil det.

6. Tydeliggjør for deg selv hvilke konkrete formulerte mål du arbeider mot dette året. Først når du vet det, kan du gjøre en bevisst og korrekt prioritering blant alt det du skal gjøre.

7. Tøm skrivebordet for alt du ikke jobber med i øyeblikket, eller som inspirerer deg. Tomme overflater distraherer mindre.

8. Skaff deg en tekstbank for fomuleringer, fraser og annet, så du slipper å finne opp hjulet hver gang du skal skrive noe.

9. Lag sjekklister over hvordan du gjør de oppgvene som du synes er krevende. Da slipper du å gå rundt og huske på hvordan du gjorde det.

10. Utform din egen «stengerutine», der du gjør det som trengs for at du skal finne kontoret ditt velstrukturert når du kommer morgenen etter. Da er det lettere å følge opp strukturen neste dag.