Alle som kjøper aksjer på Børsen må ha en VPS-konto, der mye av kommunikasjonen allerede er digital. Det som overrasker, er imidlertid at digital innkalling til generalforsamlinger ikke er innarbeidet som standardløsning for alle. Dermed er det fortsatt en mengde dokumenter som faktisk blir sendt med vanlig post.
Børsnoterte selskaper må sende innkalling og saksunderlag til alle aksjonærer i forbindelse med gjennomføring av generalforsamlinger, men aksjonærer må selv logge inn på egen VPS-konto for å aktivere digital korrespondanse. Dette betyr at mange av dem, særlig småaksjonærer, får slike innkallinger i postkassen, før de ender opp i papiravfallet. Dette er lite bærekraftig og unødvendig, spesielt når vi vet at det bare er et fåtall som faktisk deltar på generalforsamlinger. Med mindre aksjonæren selv eksplisitt ber om å kommunisere per post, bør alle dokumenter sendes digitalt.
VPS kan med få grep forenkle og effektivisere prosessen og dermed spare samfunnet for unødvendig bruk av papir og transport
Ett eksempel Regnskap Norge kjenner, er et børsnotert foretak med rundt 3.000 aksjonærer. Selv om hver aksjonær kan velge å motta post elektronisk, erfarer dette foretaket at kun cirka halvparten har valgt elektronisk kommunikasjon. Hver generalforsamling koster dermed opp mot 100.000 kroner i dokumenter og porto, i tillegg til den ekstra tiden vanlig postgang nå tar. Sannsynligvis er dette eksempelet ikke enestående.
Innkalling til en generalforsamling i et børsnotert selskap skal ifølge aksjelovens § 5-10 skje «skriftlig». Samtidig står det i samme lov § 1-6 at skriftlighet ikke hindrer bruk av elektroniske løsninger. Det betyr at e-post kan benyttes. Det at VPS ikke har lagt inn digital kommunikasjon som standardløsning for alle er nok et etterslep av hvordan kommunikasjon tidligere måtte være fysisk.
VPS kan med få grep forenkle og effektivisere prosessen og dermed spare samfunnet for unødvendig bruk av papir og transport. Samtidig vil det gi økonomiske besparelser for den enkelte virksomhet med tanke på administrasjon og porto. Det vil være en vinn-vinn situasjon både for næringslivet og samfunnet. Herved er oppfordringen gitt.
Rune Aale-Hansen
Adm. direktør i Regnskap Norge
